AVANCES DE LOS VOTOS

PROTEGER CELDAS EN EXCEL

La protección de celdas en Excel es un recurso que podemos utilizar y que está disponible en la hoja de cálculo para proteger tus archivos o tus trabajos y evitar modificaciones, especialmente si has trabajado arduamente en ello.

 

La ventaja de proteger celdas, es que va a impedir modificaciones o el borrado de las fórmulas, consiguiendo un archivo mas estable en los resultados de su contenido. Por otro lado, resulta importante señalar que adicional a la protección de celdas también se le pueden ocultar las fórmulas, lo que significa que solo se verá el resultado. A continuación mostramos el procedimiento paso a paso.

 

En esta hoja de cálculo, en la celda A2 tenemos una fórmula que nos permite obtener un número progresivo automático utilizando la FUNCION FILA en combinación con la FUNCION SI. Observa como se plantea en la imagen.

 

 

Lo que queremos hacer es que no se pueda borrar ninguna celda de la columna A, además de que no se vea la fórmula escrita en ella. En el ejemplo se toma la celda A2. Lo primero que hacemos es seleccionar toda la hoja de cálculo. Lo hacemos de manera sencilla al pulsar en la esquina de donde inician las filas y columnas:

 

 

Una vez seleccionada toda la hoja procedemos a seleccionar en la cinta de opciones: inicio, formato y formato de celdas.

 

 

Al dar enter aparecerá la ventana del formato de celdas y vamos a seleccionar la última opción: Proteger, y nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo con la pestaña seleccionada en la opción "Protegida" o "Bloqueada" como se muestra en la imagen.

 

 

 

Lo que vamos a hacer es desmarcar la pestaña y dejar a ambas sin seleccionar. Al hacer esto estamos preparando a nuestra hoja de cálculo para que en este momento las celdas no tengan propiedades. Observa como queda y damos aceptar.

 

 

Ahora seleccionamos la columna A de manera completa pues lo haremos en una sola columna, pero el procedimiento es igual para seleccionar la cantidad de columnas o celdas que tengamos pensado proteger. Después de tener la selección deseada nos vamos de nuevo al formato de celdas utilizando las teclas CONTROL+1 y nos aparecerá de nuevo la ventana donde seleccionamos Proteger.

 

Vamos a marcar las pestañas como se muestra en la imagen. Ahora explicamos lo que significa cada una:

 

BLOQUEADA: Significa que la celda se va a proteger para que no se borre su contenido.

OCULTA: Significa que no se verá su contenido, se verá como si estuviera vacía.

 

Se puede seleccionar una o las dos pestañas. Una ves decidido damos enter.

 

 

En este momento nuestra hoja sigue presentando el mismo aspecto y comportamiento, la fórmula se puede borrar y se puede ver. La imagen lo muestra claramente:

 

 

Vamos a concluir el procedimiento, nos vamos a la cinta de opciones y seleccionamos "Revisar", "Proteger hoja". Nos aparecerá la siguiente ventana que nos pide una contraseña. Es recomendable que sea fácil de recordar. En este caso escribiré como contraseña el número 1. Damos aceptar.

 

 

Nos pedirá que confirmemos la contraseña, así que la escribimos de nuevo y damos aceptar.

 

 

Si observas ahora, la celda A2 aparece como si estuviera vacía, pero sabemos que contiene una fórmula.

 

Ahora intentaremos borrar la celda A2, y nos aparecerá un mensaje como el siguiente:

 

 

Esto es porque ya hemos protegido las celdas. Solo podemos escribir y modificar las columnas que no tienen protección.

 

Una consideración importante es que al proteger celdas conseguimos evitar la pérdida de datos, pero nos deshabilita algunas funciones y la cinta de opciones se vuelve de color mas tenue como se muestra en la imagen:

 

 

Esto quiere decir que el libro no me va a permitir realizar cambios como el color de relleno, los bordes, alineación, Formato de número y estilos a menos que desproteja de nuevo las celdas.

 

Para habilitar de nuevo la cinta de opciones o corregir en las fórmulas de celdas protegidas, necesitamos hacer el mismo proceso en sentido inverso. Pero es mas sencillo pues solo nos vamos a la cinta de opciones en "Revisar" y seleccionamos "Desproteger hoja". Nos aparecerá una ventana que nos pide la contraseña que escribimos anteriormente. Introducimos el 1 y damos enter.

 

 

 

Con esto conseguimos desproteger las celdas y habilitar de manera completa la cinta de opciones.

 

 

En caso de querer proteger las celdas nuevamente, solo hay que seguir los pasos anteriormente indicados.

FUNCION AÑO EN EXCEL

 

Esta función te permite obtener el año a partir de una fecha específica de una celda o de una fórmula de Excel. Solamente cuenta con un argumento, por lo que es muy sencilla de utilizar. A continuación, te mostramos su sintaxis:

 

=AÑO(Num_de_serie)

 

Num_de_serie (Obligatorio): Es la fecha de donde entregará el año.

 

En la siguiente imagen puedes ver que la celda B2, toma el año que se encuentra en la celda A2, y entrega 2016.

 

Sin embargo, cuando escribimos la fórmula en la celda B2, pero no tenemos ninguna fecha escrita en la celda A2, la FUNCION AÑO nos entrega como resultado 1900, tal y como puedes observar en la imagen.

Esto significa que en una celda vacía, Excel considera por su sistema de fechas que tiene la más  antigua, y corresponde al año 1900, por esta razón entrega ese año.

 

 



FUNCIÓN MES EN EXCEL

La función MES en Excel es de gran utilidad ya que te entrega el numero que corresponde al mes de una fecha específica. Esto quiere decir que si es enero entonces entrega el numero 1, mientras que para el mes de mayo entrega el numero 5.

Su sintaxis es la siguiente:

=MES(num_de_serie)

num_de_serie es obligatorio.

El número de serie es la celda de donde obtendrá el mes o la fórmula de una celda que tiene como resultado una fecha. Para entender mejor el funcionamiento de esta función lo vamos a ver en la siguiente imagen. La celda B2 tiene la siguiente fórmula:

=MES(A2)      y el resultado entregado es 4 haciendo referencia al mes de abril.

Otro ejemplo donde puedes obtener el número del mes es utilizando la FUNCION HOY(), pues dicha función nos entrega la fecha actual que marca el sistema de la PC. Esto significa que también se puede obtener el número del mes. En el siguiente ejemplo se ilustra más fácilmente, pues en la celda A2 tenemos la función HOY(), y en la celda B2 tenemos la función MES, obteniendo el mismo resultado.

Para una mayor explicación te mostramos mas ayudas útiles en el uso de esta función con ejemplos aplicativos y prácticos en El Poder de Excel. Podrás encontrar el video tutorial FUNCION DIA MES AÑO USO APLICATIVO.



FUNCIÓN HOY EN EXCEL

Al igual que todas las funciones de Excel, esta función es de gran utilidad pues entrega la fecha del día de hoy lo que representa una ventaja; su sintaxis es la siguiente:

 

=HOY()

 

La función HOY() no requiere de argumentos obligatorios, solo se escribe en la celda y automáticamente se despliégala fecha actual. En la siguiente imagen se muestra como digitar en Excel.

 

Al pulsar la tecla enter, la celda mostrará la fecha del sistema, lo que significa que el horario y calendario deben de estar configurados correctamente para que el resultado de la función no sea erróneo.

Al escribir esta función en alguna celda de Excel,  cada vez que se abra el archivo la fecha se estará actualizando automáticamente sin necesidad de estar modificando repetidamente.

 Aprende a sacar el máximo provecho de esta función y accede desde aquí a El Poder de Excel para que descubras más funciones. También en el video Nuevo uso aplicativo de la función HOY, aprenderás a tener de manera ingeniosa la fecha de tu localidad.

 



No obstante, si deseas utilizar de manera optimizada la función, consulta el video USO OPTIMIZADO DE LA FUNCION HOY, en donde harás más eficiente la hoja de cálculo con la ayuda de las fórmulas.



FUNCION DIA EN EXCEL

La función DIA en Excel nos entrega un número entero de una fecha que se encuentre en una celda los cuales van del 1 al 31, pues son todos los días que puede contener un mes en el calendario. Es una función muy sencilla pero que puede ser de gran utilidad.

Su sintaxis es:
 

=DIA(núm_de_serie)
 

Donde (núm_de_serie) es un campo obligatorio pues es la fecha que analizará para entregar el día.

Un ejemplo de su uso lo tienes en la siguiente imagen:

En El Poder de Excel puedes encontrar una explicación detallada de su uso, y aprender a sacarle el máximo provecho en el video FUNCION DIA MES AÑO USO APLICATIVO.
 

CALCULAR EDAD O ANTIGÜEDAD CON LA FUNCIÓN SIFECHA DE EXCEL

FUNCION SIFECHA:

Esta función permite calcular la diferencia en días, meses y años entre dos fechas. Es una función de mucha utilidad por la exactitud de los resultados que entrega, pues ofrece un cálculo exacto al considerar la existencia de los años bisiestos; situación que no contemplan las operaciones de restar fechas y dividir entre los 365 días del año.

Aunque esta función no se encuentra en el catálogo de funciones, si la encontramos disponible en las versiones de Excel 2010, 2013 y 2016. Su versatilidad permite obtener resultados interesantes, pues se puede combinar con otras funciones lo que incrementa su potencial.

Su sintaxis es: =SIFECHA(Fecha inicial, Fecha final, "Formato de salida").

Encontrarás una descripción detallada de cómo utilizarla en el video Calcular la edad o antigüedad con SIFECHA disponible en nuestro canal El Poder de Excel.